Bővebb információért a témakör megadásával HÍRLEVÉL itt kérhető!: http://www.epiteszmernok-tervezo.hu/gx-design-studio
Célja – bár különféle módszereket alkalmaznak – ugyanaz: a legmegfelelőbb ajánlat beszerzése a legelőnyösebb áron és a legjobb kiszolgálással.
A versenytárgyalásos módszer pozitív mivolta, úgy tűnik, vitathatatlan még abban az esetben is, ha figyelembe vesszük, hogy ez a módszer több adminisztrációt és munkát igényel. Tekintsük át, melyek ezek a pozitívumok.
A tendereztetés előnyei. A versenytárgyalásos módszer előnyei közé tartoznak a következők:
- nyilvános számonkérhetőség,
- nyíltság és tisztesség,
- értékelhető információk a döntéshez,
- szigorúbb követelmények a színvonalat illetően,
- az egészséges verseny ösztönzése,
- a hatékonyan működő résztvevők serkentése,
- jobban kiépített kapcsolat a bonyolító és kivitelező között,
- mérhető és ellenőrizhető teljesítmény
Ennek indítóoka a gazdaságos és racionális munkára való törekvés. A pályáztatást alaposan elő kell készíteni. Nagyon fontos az értékelési szempontok gondos megválasztása. A tapasztalatok azt mutatják, hogy sok esetben a legalacsonyabb ár nem jelenti egyben a legjobb szolgáltatást is. Feltétlenül meg kell vizsgálni a szolgáltatás minőségét, referenciákat beszerezni. Az ársorok egyoldalú összevetése alkalmatlan az összehasonlításra.
1. Dokumentumok
Információk a potenciális cégekről
Információk a tenderezőknek
Pályázati feltételek
A szerződés állandó kikötései
A tender
2. Értékelés és ellenőrzés
A szolgáltatások köre, árak
Teljesítési arány, idő, visszajelzés, reklamációs arány, törlés, árak
3. Szabályozások
Előírások
Nyílt tender
Korlátozott tender
Tárgyalásos módszer
4. Példák a nyomtatványokra és kitöltésükre
A dokumentáció elkészítése
Milyen dokumentumokat kell elkészíteni, illetve előkészíteni? Az első dokumentumcsoportban a pályázókról, illetve a lehetséges pályázókról összegyűjtendő adatok szerepelnek. Össze kell állítani azoknak a cégeknek az adatait, amelyek a versenykiírásnál számításba jöhetnek. Ehhez az áttekintéshez célszerű egy előzetes kérdőívet kiküldeni. Egy nyílt tender kiírásánál erre nincs szükség.
A dokumentumok második nagy csoportja a projektre és a beszerzendő anyagokra vonatkozó információkat tartalmazza. A sikeres szerződéskötés fontos előfeltétele: a pályáztató legyen tudatában annak, hogy a céggel való kapcsolata nem pusztán kereskedelmi aktus, hanem partneri együttműködés. Mindkét fél érdeke tehát, hogy a pályázónak elegendő és pontos információja legyen. A pályázókat tájékoztatni kell a szerződés időtartama alatt várható nagyobb változásokról, és a pénz folyósításának módozatairól. Jelzést kell adni a szerződés várható időtartamáról, a teljesítés ellenőrzésének szempontjairól és végrehajtásának módjairól. Ki kell térni a tenderezés folyamatára és határidőre, a feltételek körvonalazására és az értékelés kulcsszempontjaira.
A harmadik dokumentumcsoportba tartoznak a pályázati feltételek. Itt meg kell adni mindazon adatokat és feltételeket, amelyekre az ajánlattételhez a pályázónak szüksége lehet. Ebben a dokumentumban kell megfogalmazni a számlázási, fizetési feltételeket.
A specifikáció fontos része a megkívánt eszközökről és szolgáltatásokról szóló fejezet. A dokumentum a szerződés döntő követelményeit tartalmazza.
Végezetül célszerű megkívánni, hogy a pályázók kategóriánként adjanak ajánlatot a kedvezményekre, az árakon felüli kezelési költségekre, az árváltozások kezelésére.
A szerződés egy olyan megállapodás két fél között, amelynek következményeképpen törvénnyel érvényesített kapcsolat jön létre.
Értékelés és ellenőrzés
Már a versenyfelhívás kibocsátása előtt tisztáznia kell, hogy a pályázatokat hogyan fogják elbírálni. Ezek a döntő kritériumok: a szolgáltatások köre, a vezetés tájékoztatása, az árak. Valamennyi szempontot a lehetőség szerint számszerűen kell kifejezni, és meg kell állapítania a prioritásokat. A tendereztető tartsa fenn magának azt a jogot, hogy az elbírálásnál nem szükségképpen a legalacsonyabb árat kínáló pályázatot fogja elfogadni. Hasznos lehet, ha az értékelés előtt információt kérnek a pályázó cégekről, azoktól akik már korábban kapcsolatban voltak velük. Előfordulhat, hogy a pályázatok beérkezése után megbeszélésre van szükség az ajánlatok szempontjainak tisztázására. Ez általában megengedhető mindaddig, amíg a kiírásban meghatározott pályázati feltételeket alapvetően nem módosítja, illetve befolyásolja. Helyes, ha a pályázatok elbírálása után a nem nyertes cégeket tendereztető tájékoztatja az elutasítás főbb indokairól, természetesen ügyelve arra, hogy a szerződés bizalmas részeit ne hozza nyilvánosságra.
A szerződés aláírásával nem fejeződik be a munka. Hiszen a szerződés tárgya a kikötött feltételeknek megfelelő teljesítéssel valósul meg. A teljesítést a dokumentumok folyamatos, kifogástalan leszállításával, a szolgáltatások minőségével kell ellenőrizni, szem előtt tartva, hogy a kívánalmak reálisak, lehetőség szerint egyszerűen értékelhetők legyenek, és a korábbi gyakorlati tapasztalatokon alapuljanak.
Viselkedési szabályok
- Az üzleti kapcsolat minden résztvevő számára egyértelmű és korrekt legyen.
- A partnereknek tisztában kell lenniük a kapcsolat céljaival. Egyetértésre van szükség azokban az alapkérdésekben, amelyeknek betartása kölcsönös érdek, s megszegésük nyilvánvalóan bizonyítható.
- Alapvető követelmény, hogy minden partner ismerje a helyi rendelkezéseket, ragaszkodjék hozzájuk és az országos törvényekhez, beleértve a direktívákat is.
- A partnerek kapcsolata legyen kiegyensúlyozott, független és becsületes.
- Nem lehet érdekellentét a partnerek között, nem részesülhet előnyben, vagy nem hozható hátrányba a hivatalos kötelezettség és az üzleti érdek.
- A kapcsolatrendszert úgy kell kiépíteni, hogy biztosítsa a kapcsolat etikus mivoltát.
- A tárgyalások csak akkor kezdhetők meg, ha mindkét félnek megvan a kellő ismerete, tájékozottsága és joga ahhoz, hogy egyenlő feltételekkel vehessenek részt bennük.
- Szabályszerű üzleti szerződést kell kötni a korrekt és nyitott verseny érdekében, belefoglalva a tendereztetési folyamatot, és ahol szükséges, a kikötéseket is.
- Ha a megszabott célnak nem lehet eleget tenni, erre korrekt módon fel kell hívni a figyelmet az üzleti megállapodás életbelépése előtt.
Versenyeztetési eljárás – megfelelő vállalkozó kiválasztása
Olyan vállalkozó kell, aki megfelelő minőségben, de olcsóbban végzi el a projektet. De az olcsóság is árthat a vállalkozónak, mert nem biztos, hogy el tudja érni a nyereséget. A megrendelőnek azért rossz, mert ha sok alvállalkozó van, általában annak a minőség látja kárát. Van, hogy a vállalkozó visszalép, mert olyan alacsony áron nem éri meg neki.
A közbeszerzési megbízás is tendereljárás – a versenyeztetési eljárások különbözhetnek. A közbeszerzési megbízásnál az a cél, hogy az állam pénzére fokozottan felügyeljenek. Eléggé bürkokratikus eljárások, a projektben érdekeltek számára hosszadalmas « az állam szerint megéri, mert a pénzt meghatározott szabályok szerint kell elkölteni. A magánprojekt nem állami pénzből készül. Egy vállalat saját projektjébe invesztál, ekkor pl. nem kötelező a közbeszerzési megbízás kiírása, ezek általában annál rövidebbek és egyszerűbbek.
Két lépcsős eljárás:
- előminősítés
- tényleges versenyeztetés
Leegyszerűsíthetik pl. meghívásos eljárással – már ismert vállalkozókat hívnak meg korlátozott számban, akik megteszik az ajánlataikat.
A tenderdokumentáció
Az ajánlattétel alapját képező dokumentáció összességét nemzetközi gyakorlatban tenderdokumentációnak nevezik. Tartalmazza mindazokat a feltételeket, amelyek mellett a amit a beruházó fizikailag is létre kíván hozni – a projektet. A tenderdokumentáció eleget tesz az alábbi elvárásoknak:
- instrukciókat ad az ajánlattevőnek arra vonatkozóan, hogyan nyújtsák be az ajánlataikat ® lehatárolja a projektet
- definiálja a megvalósítandó létesítményt és a megvalósítást biztosító tevékenységek terjedelmét
- meghatározza a létrehozandó szerződés feltételrendszerét
- információt ad az ajánlatok értékelésével kapcsolatban
A dokumentáció 5 kötetből áll
1. kötet:
- ajánlatkérésre történő felhívás
- ajánlati forma
- az ajánlati ár megbontása
- az ajánlattal együtt benyújtandó egyéb információk
2. kötet:
- a szerződés általános feltételei – vitás kérdések, a szerződés megvalósulhat egy környezetben, ami egy harmadik felet is érint pl. kárt okoznak annak, de a szerződésben nincs meghatározva mi van a harmadik féllel
- a szerződés különleges/egyedi feltételei. A szerződés egy szükséges kellék. Nincs meghatározott szerződésrendszer – ezért jelentenek vitatémát.
3. kötet
- átlagos specifikáció – szabály
- különleges specifikáció
4. kötet – ugyanaz mint a 3. kötetben, de a beszállításokra vonatkozik.
5. kötet – tervek, rajzok
A vállalkozó által benyújtott ajánlat kulcsfontosságú része az árkalkuláció. Az árkalkuláció több lépéses tevékenységsorozat mely lépések ismerete a kalkulációhoz szükséges adatokra is ad információt. Lépései:
- munkaterjedelem, megvalósítás feltételeinek tanulmányozása
- ajánlati terv elkészítése, beépülő anyagok, berendezések jegyzéke
- projektterv és erőforrásigény összeállítása
- felvonulási szükséglet meghatározása
- műszaki és kereskedelmi elő-organizáció
- ajánlat kalkuláció véglegesítése, cash flow elkészítése
Az ajánlati dokumentációk értékelését a megrendelő szakértői végzik. A vállalkozók ajánlatait lehet hogy csak visszautasítják és nem értékelik. Az értékelést a vállalkozók nem támadhatják meg. Az értékelési feltételeket, tényezőket meg lehet adni a vállalkozónak és azok pontarányait. Lehet egyszerű pontozásos értékelés, de akár számítógépes programmal is el lehet végezni.
A versenyeztetési eljárás formái
- nyílt tenderezés – nincs előzetes kötelezettség
- szelektív tender – az előminősítésben jogot szerez a vállalkozó az ajánlat benyújtására. Alapformái:
- két szintű tenderezés
- két borítékos tenderezés
- két lépcsős tenderezés
- két lépéses tenderezés
- meghívásos tender – itt kiemelhetjük a megbízhatóság jelentőségét
Előminősítés
A vállalkozói kör kiválasztását jelenti, az ajánlat adást megelőző eljárás két lépésben történik: először a felhívást közzéteszik, majd átadják a dokumentációt és a vállalkozói ajánlat benyújtásán kiértékelik azokat.
Felhívás. A beruházó hozatja nyilvánosságra országos napilapban vagy szakmai folyóiratban.
Előminősítési dokumentáció. Ez a dokumentáció egy szisztematikus kérdőív, amely vizsgálja a vállalkozói képességet.
Tartalma:
- általános információk
- szervezeti információk
- műszaki információk
- erőforrások
- pénzügyi kondíciók
- referenciák
Bővebb információért a témakör megadásával HÍRLEVÉL itt kérhető!: http://www.epiteszmernok-tervezo.hu/gx-design-studio
